Kostenvoranschlag für Bauarbeiten schreiben, dem Kunden zustimmen

Ein guter Kostenvoranschlag erfüllt zwei Aufgaben gleichzeitig: Er schützt Ihre Marge, und er gibt dem Kunden genug Sicherheit, um zu unterschreiben. Kunden lehnen ein Angebot selten ab, weil die Summe hoch ist – sondern weil sie nicht erkennen, wofür sie bezahlen. Die folgende Methode löst beide Probleme.

Was ein Kostenvoranschlag enthalten sollte

Vor den Schritten: Das braucht das fertige Dokument:

• Ihren Firmennamen, Kontaktdaten und Ihr Logo
• Den Namen des Kunden und die Adresse der Baustelle
• Eine kurze Beschreibung des Leistungsumfangs – was enthalten ist und was nicht
• Positionen mit Menge, Einheit und Stückkosten
• Aufschlag, Steuer und Gesamtsumme
• Höhe der Anzahlung und Zahlungsplan
• Wie lange der Preis gilt, und ein Feld für die Unterschrift

Schritt 1: Den Leistungsumfang in klaren Worten beschreiben

Beginnen Sie mit zwei oder drei Sätzen: „Vorhandene Wanne und Fliesen entfernen. Neue Duschtasse, Zementbauplatten und raumhohe Fliesen einbauen. Armaturen stellt der Kunde.“ Listen Sie dann Ausschlüsse auf, etwa Genehmigungen, versteckte Wasserschäden oder Malerarbeiten. Die meisten Streitigkeiten über Nachträge sind in Wahrheit Streitigkeiten über den Leistungsumfang.

Schritt 2: Vor Ort aufmessen

Gehen Sie die Baustelle ab und nehmen Sie Maße, die Sie belegen können: Quadratmeter Boden und Wand, laufende Meter Leisten, Anzahl der Steckdosen, Armaturen und Öffnungen. Machen Sie Fotos. Ein Kostenvoranschlag auf Basis Ihres eigenen Aufmaßes lässt sich schneller anpassen, wenn der Kunde fragt: „Was, wenn wir die Nische weglassen?“

Schritt 3: Den Leistungsumfang in Positionen aufteilen

Jede Position sollte etwas sein, das sich der Kunde vorstellen kann: „Wandfliesen – 96 m²“, „Duscharmatur einbauen – 1 Stk.“, „Abbruch und Entsorgung – pauschal“. Geben Sie bei jeder Position Menge, Einheit und Einzelpreis an. Vermeiden Sie eine einzige große Position „Arbeit und Material“ – sie lädt zum Feilschen ein.

Schritt 4: Arbeitszeit ehrlich kalkulieren

Schätzen Sie die Stunden pro Arbeitsschritt, nicht pro Auftrag, und multiplizieren Sie mit Ihrem Stundensatz. Rechnen Sie Zeit für Einrichten, Aufräumen und Fahrten zum Händler ein. Das sind echte Stunden, und sie verschwinden, wenn Sie nur die Zeit mit dem Werkzeug in der Hand zählen.

Schritt 5: Material mit Verschnitt kalkulieren

Verwenden Sie aktuelle Händlerpreise, nicht die vom letzten Jahr. Rechnen Sie bei zugeschnittenem Material einen Verschnittzuschlag ein. Rund 10 % sind bei Fliesen, Bodenbelägen und Trockenbau üblich, bei diagonaler oder gemusterter Verlegung mehr. Stellt der Kunde das Material, schreiben Sie das in den Kostenvoranschlag.

Schritt 6: Subunternehmer, Genehmigungen und Entsorgung ergänzen

Nehmen Sie Angebote von Subunternehmern (Elektro, Sanitär), Genehmigungsgebühren, Container- oder Entsorgungskosten und Gerätemiete auf. Diese Posten vergisst man leicht – und dann gehen sie direkt von Ihrem Gewinn ab.

Schritt 7: Aufschlag und Reserve hinzufügen

Rechnen Sie einen Aufschlag für Gemeinkosten und Gewinn auf. Bei Renovierungen, bei denen Sie nicht hinter die Wände schauen können, setzen viele Handwerker eine eigene Position für Unvorhergesehenes an (oft 5–10 %) und erklären, dass eine nicht verbrauchte Reserve nicht berechnet wird. Lesen Sie Aufschlag vs. Marge, wenn Sie nicht sicher sind, welches von beiden Ihr Prozentsatz ist.

Schritt 8: Konditionen festlegen und ein PDF senden

Schließen Sie mit den Konditionen ab: Anzahlung, Zahlungsplan, wie lange der Kostenvoranschlag gilt (30 Tage sind üblich, weil sich Materialpreise ändern) und wie Nachträge behandelt werden. Senden Sie ihn als PDF mit Ihrem Branding und bitten Sie um eine Unterschrift. Ein unterschriebener Kostenvoranschlag ist der Anfang einer sauberen Rechnung.

Häufige Fehler beim Kalkulieren

• Preise aus dem Gedächtnis statt aktueller Händlerpreise
• Zeit für Einrichten, Aufräumen und Fahrten vergessen
• Kein Verschnittzuschlag bei zugeschnittenem Material
• Eine einzige Pauschalposition, die der Kunde nicht beurteilen kann
• Kein Gültigkeitsdatum, sodass ein alter Preis Monate später angenommen wird
• Ausschlüsse, die mündlich besprochen, aber nie aufgeschrieben wurden

So geht das in Invo

Invo ist dafür gemacht, Kostenvoranschläge direkt vor Ort nach dem Aufmaß zu schreiben:

• Angebote, Kostenvoranschläge und Rechnungen an einem Ort
• Positionen mit Menge, Einheit und Stückkosten
• Aufschlag, Umsatzsteuer, Anzahlungen und Zahlungsverlauf
• Ihre Unterschrift auf jedem PDF mit Ihrem Branding
• Gebrandete PDFs — Logo, Farbe und sechs Vorlagen

Wenn der Auftrag erteilt ist, werden dieselben Positionen zur Rechnung. So machen Sie aus einem Kostenvoranschlag eine Rechnung.